AIツールとは何か・業務効率化に役立つ仕組み
AIツールとは、文章の作成や情報整理、データ分析といった知的作業を、人に代わって、あるいは人と協力しながらこなすソフトウェアの総称です。専門知識がなくても対話形式で指示を出すだけで使えるものが増え、日々の業務効率化に取り入れる企業や個人事業主が広がっています。
AIツールがなぜ業務効率化に役立つのか、その基本的な仕組みから見ていきましょう。
「AIツール」が業務効率化に役立つとされる理由
AIツールが業務効率化に役立つとされる最大の理由は、これまで人が時間をかけて行っていた定型的な情報処理を、短時間で肩代わりできる点にあります。
会議の議事録作成やメールの下書き、資料の要約といった作業は、AIに指示を出すだけで数分程度に短縮できるケースも少なくありません。
総務省の調査によると、日本国内で生成AIの活用方針を定めている企業の割合は全体で約5割にとどまり、企業規模による差も大きいとされています(出典:[調査機関名・調査年・調査対象])。
裏を返せば、業務効率化のためにAIツールを取り入れること自体が、まだ多くの企業にとって伸びしろの大きい取り組みだといえるでしょう。
定型的な自動化ツール・RPAとの違い
従来の自動化ツールやRPA(Robotic Process Automation)は、あらかじめ決められた手順を正確に繰り返すことを得意としています。
一方でAIツールは、指示文(プロンプト)の内容を解釈しながら、文章作成や要約、提案といった柔軟な判断を伴う業務にも対応できる点が異なります。
単純な繰り返し作業はRPA、文章や資料のように毎回内容が変わる業務はAIツール、というように使い分けることで、業務効率化の効果をより高めやすくなります。
業務効率化に活用できるAIツールの主なカテゴリ
一口にAIツールといっても、得意分野によっていくつかのカテゴリに分けられます。
ここでは、業務効率化の場面でよく使われる代表的な3つのカテゴリを、それぞれの特徴とあわせて紹介します。自社や自分の業務に近いものから確認してみてください。
文書作成・議事録作成系AIツール
メール文面や提案書のたたき台、会議の議事録要約などを短時間で作成できるのが、このカテゴリのAIツールです。
話した内容を自動で文字起こしし、要点だけを箇条書きでまとめてくれる機能を備えたものもあります。
たとえば1時間の会議であれば、数分程度で要点を箇条書きにまとめられるため、議事録作成にかかっていた時間を他の業務にあてられます。
スケジュール・タスク管理系AIツール
予定調整やタスクの優先順位付けを支援するAIツールです。カレンダーの空き時間を自動で提案したり、溜まったタスクを重要度・締切に応じて並び替えたりする機能があります。
たとえば5人でのオンライン会議の日程調整であれば、各自の空き時間をAIが自動で照合し、候補日をいくつか提示してくれるようなツールもあります。
データ分析・資料作成系AIツール
売上データやアンケート結果などを読み込ませ、傾向の分析やグラフ化を対話形式で行えるAIツールです。
複雑な関数やマクロを組めなくても、専門知識がない担当者が一定水準の分析やスライド資料を作成できるようになります。
たとえば月次の売上データを読み込ませるだけで、前月比のグラフや簡単なコメント案まで提案してくれるツールもあります。
気になるカテゴリがあれば、まずは無料プランで実際の使い心地を試してみるのもおすすめです。
業務・職種別に見るAIツール活用シーン
AIツールは職種を問わず活用できますが、実際にどんな場面で役立つのかは業務内容によって異なります。
ここでは代表的な2つの職種を例に、業務効率化につながる具体的な活用シーンを見ていきましょう。
バックオフィス・事務職での活用シーン
請求書や申請書といった定型文書の下書き作成、問い合わせメールへの一次回答の作成などは、AIツールとの相性が良い業務です。
繰り返し発生する文章作成の負担を減らすことで、確認・修正といった人にしかできない業務に時間を使いやすくなります。
たとえば、よくある問い合わせへの回答文をAIに下書きさせ、担当者は内容を確認・調整するだけで返信できるようにする使い方も広がっています。
一般的には、こうした定型業務の比重が大きい部署ほど、AIツール導入による業務効率化の効果を実感しやすい傾向があるといえます。
営業・マーケティング職での活用シーン
商談前の企業リサーチの要約や、提案資料の構成案作成、メールマガジンの文面のたたき台作成などに活用されています。
これまで担当者が個別に調べていた情報を短時間で整理できるため、顧客対応そのものに割ける時間を確保しやすくなる点がメリットです。
たとえば商談前に企業の公開情報をAIに要約させておけば、担当者は当日の対話や提案内容の検討により多くの時間を使えるようになります。
AIツール選びで比較すべきポイント
数多くのAIツールの中から自分や自社に合うものを選ぶには、いくつかの比較軸を持っておくと選びやすくなります。
ここでは料金プランと、事業規模に応じた選び方の2つの観点から比較のポイントを整理します。
| カテゴリ | 主な機能 | 向いている業務 | 料金の目安 |
|---|---|---|---|
| 文書作成・議事録作成系 | 文章生成・要約・文字起こし | 資料作成、メール対応、議事録作成 | 無料プランあり〜月数千円程度 |
| スケジュール・タスク管理系 | 日程調整支援・タスク並び替え | チーム内の予定調整、タスク管理 | 無料プランあり〜月数千円程度 |
| データ分析・資料作成系 | データ分析・グラフ化・資料生成 | 売上分析、レポート作成、スライド作成 | 無料プランあり〜月1万円前後 |
※ 料金は目安であり、プラン内容や改定により変動します。契約前に必ず公式サイトで最新情報を確認してください。
無料プランと有料プランの違い
多くのAIツールには無料プランが用意されており、まずは無料の範囲で使い勝手を試すことができます。
一般的には、無料プランは利用回数や機能に制限があり、本格的に業務へ組み込む段階になると有料プランへの移行を検討するケースが多いようです。
まずは無料プランで自分の業務に合うかどうかを確かめ、継続的に使う見込みが立ってから有料化を検討するという進め方が、無駄なコストを避けるうえで現実的です。
個人事業主・中小企業に向いたツールの見分け方
個人事業主や中小企業がAIツールを選ぶ際は、大企業向けの高機能・高価格帯のツールよりも、必要な機能に絞った低価格帯・無料プランが充実したツールのほうが導入しやすい傾向があります。
初期費用や月額料金を、業務効率化によって削減できる時間と見合うかどうかで判断することが比較検討のポイントです。
国内では、総務省の調査によると生成AIの活用方針を定めている企業の割合が大企業と中小企業とで大きく異なるとされており(出典:[調査機関名・調査年・調査対象])、中小企業ほど「何から始めればよいかわからない」という声が多いのも実情です。
こんな人には、まず1つの業務に絞って無料プランから試すやり方がおすすめです。比較検討の際は、次のようなポイントを確認するとよいでしょう。
- 操作画面のわかりやすさ・日本語対応の精度
- 無料プランで対応できる業務範囲
- 導入時・利用中のサポート体制の有無
AIツール導入時に注意すべきポイント
AIツールは便利な一方で、導入時に押さえておきたい注意点もあります。ここではセキュリティ面と、社内に定着させるための運用面の2つを取り上げます。
セキュリティ・情報管理面の注意点
AIツールに入力した情報が、サービスによっては学習データとして利用される場合があります。
顧客情報や社外秘の情報を入力する際は、利用規約やデータの取り扱い方針を事前に確認することが欠かせません。
総務省の調査でも、生成AI導入に際しての懸念事項として、情報漏えいなどのセキュリティリスクを挙げる企業は少なくないとされています(出典:[調査機関名・調査年・調査対象])。
まずは機密性の低い業務から試し、扱う情報の範囲を明確にしたうえで利用を広げていくと安心です。社内で利用するAIツールを一つに絞り、入力してよい情報の範囲を明文化しておくだけでも、リスクを抑えながら業務効率化を進めやすくなります。
社内定着のための運用ルール作り
AIツールは導入して終わりではなく、現場で実際に使われて初めて業務効率化の効果につながります。
誰が・どの業務で・どこまで使ってよいかという簡単なルールを最初に決めておくと、使う人によって対応がばらつくのを防げます。
操作に慣れるまでは、簡単な使い方をまとめたメモを共有するだけでも、社内への定着はスムーズになりやすいでしょう。定期的に使い方を振り返る機会を設け、便利だった使い方を共有し合う場を作ると、活用がより定着しやすくなります。
最後に、AIツールを使った業務効率化についてよく寄せられる疑問をQ&A形式でまとめました。導入を検討する際の参考にしてください。
AIツールによる業務効率化に関するよくある質問
Q. AIツールの導入には専門知識が必要ですか?
A. 多くのAIツールは、専門的なプログラミング知識がなくても、日本語による指示だけで基本的な操作ができるよう設計されています。難しい設定を覚える必要はほとんどなく、AIツール初心者の方でも、まずは簡単な指示文から触ってみながら使い方に慣れていくとよいでしょう。
Q. 無料で使えるAIツールはありますか?
A. はい、多くのAIツールには無料プランが用意されています。利用回数や機能に制限がある場合が多いため、まずは無料の範囲で自分の業務に合うかどうかを確認するのがおすすめです。
Q. 個人事業主でもAIツールは活用できますか?
A. 個人事業主でも十分に活用できます。請求書作成や顧客対応メールの下書きなど、一人で抱えがちな業務の負担を減らす手段として、業務効率化に役立てている個人事業主も増えています。少人数だからこそ、一人ひとりの負担を減らす効果を実感しやすいともいえるでしょう。
Q. AIツール導入で情報漏えいのリスクはありますか?
A. 入力した内容がサービスの学習データに利用される場合があるため、顧客情報など機密性の高いデータを入力する際は、利用規約やデータの取り扱い方針を事前に確認することが重要です。
Q. 社内にAIツールを定着させるコツはありますか?
A. 誰が・どの業務で使ってよいかという簡単なルールを最初に決め、使い方をまとめたメモを共有しておくと、社内での定着がスムーズになりやすいでしょう。
まとめ
AIツールを業務効率化に取り入れる際は、まず自分や自社の業務のどこに時間がかかっているかを整理し、それに合ったカテゴリのツールを無料プランから試してみることが、失敗しにくい進め方です。
文書作成、スケジュール管理、データ分析など、業務効率化に役立つAIツールにはさまざまな種類があるため、比較しながら少しずつ活用範囲を広げていくとよいでしょう。
行政機関の調査でも、企業におけるAI活用はまだ発展途上にあるとされており、今から業務効率化に取り組むことは十分に意味のある選択だといえます。
この記事の内容が、AIツール選びの参考になれば幸いです。よければ、気になったポイントをメモに残したり、周囲の方と共有したりしてみてください。
