電子帳簿保存法とは?個人事業主・フリーランスも対象になる理由
電子帳簿保存法は、会計ソフトのデータやスキャンした領収書、メールでやり取りした請求書など、国税に関わる帳簿や書類の電子的な保存ルールを定めた法律です。個人事業主やフリーランスであっても、日々の取引に電子データが関わっている以上、この法律の対象から外れることはできません。まずは制度の全体像と、自分がどの範囲で対象になるのかを押さえておきましょう。
電子帳簿保存法の目的と法律の概要
この法律は、紙での保存が原則だった帳簿書類について、一定の要件を満たせば電子データのまま保存することを認めるために整備されました。国税庁の解説
によると、対象となる保存方法は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3区分に分かれており、それぞれ求められる要件が異なります。個人事業主にとって特に関係が深いのは、日々の記帳に使う会計ソフトのデータと、取引先とやり取りする電子取引データの2つです。
対象になる書類と対象者(個人事業主・副業ワーカーを含む)
対象になるのは、青色申告・白色申告を問わず、事業所得や不動産所得を得ているすべての個人事業主やフリーランスです。副業として業務委託収入を得ている会社員も例外ではありません。電子帳簿保存法関係の案内では、仕訳帳や総勘定元帳といった帳簿類に加え、請求書・領収書・契約書などの取引関係書類も対象になるとされています。特にメールやクラウドサービス経由で受け取った請求書は、紙に印刷しての保存が認められない点に注意が必要です。
電子帳簿保存法における3つの保存区分の違いを比較
電子帳簿保存法は一つの制度に見えて、実際には性質の異なる3つの保存区分から成り立っています。それぞれ対応が義務か任意か、対象になるデータの種類が異なるため、混同すると対応漏れにつながります。ここでは3区分の違いを比較しながら整理します。
電子帳簿等保存(会計ソフトでの帳簿保存)
会計ソフトなどで最初から電子データとして作成した帳簿や書類を、紙に出力せずそのままデータで保存する方法です。国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイト
によれば、この区分への対応はあくまで任意であり、対応しなくても罰則の対象にはなりません。ただし、後述するとおり要件を満たした優良な電子帳簿として保存すると、青色申告特別控除の面で有利になります。
スキャナ保存(紙書類のデータ化)
取引先から紙で受け取った領収書や請求書を、スキャナやスマートフォンで読み取ってデータ化し保存する方法です。こちらも国税庁の特設サイトで解説されているとおり対応は任意ですが、紙原本を早期に廃棄できるため、書類の保管スペースを減らしたい個人事業主にとってはメリットの大きい選択肢です。
電子取引データ保存(2024年義務化の対象)
メールやEC・クラウドサービスなど、電子的な手段でやり取りした請求書・領収書等の取引情報を、電子データのまま保存する区分です。国税庁の一問一答【電子取引関係】
にあるとおり、この区分だけは他の2区分と異なり、令和6年(2024年)1月以降は原則としてすべての個人事業主・法人に対応が義務づけられています。3区分の中で唯一任意ではない点を押さえておきましょう。
| 保存区分 | 対応の位置づけ | 主な対象 |
|---|---|---|
| 電子帳簿等保存 | 任意 | 会計ソフトで作成した帳簿・書類 |
| スキャナ保存 | 任意 | 紙で受領した請求書・領収書等 |
| 電子取引データ保存 | 義務 | メール・クラウド等でやり取りした取引情報 |
電子取引データ保存の要件と2024年義務化のポイント
3区分の中で唯一義務化されている電子取引データ保存には、満たすべき要件が具体的に定められています。ここでは特に重要な真実性の確保と可視性の確保という2つの観点から、実務で押さえるべきポイントを見ていきます。
真実性の確保に必要な対応(タイムスタンプ・事務処理規程など)
真実性の確保とは、保存したデータが後から改ざんされていないことを担保する仕組みです。国税庁の一問一答では、タイムスタンプを付与する方法のほか、訂正・削除の履歴が残るシステムを使う方法、あるいは電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程を整備して運用する方法のいずれかで対応できるとされています。個人事業主であれば、専用システムを導入せず、国税庁が公開している規程のひな形を活用して事務処理規程を整える方法が、コストを抑えつつ対応しやすい選択肢です。
可視性の確保に必要な検索要件
可視性の確保とは、税務調査等の際に必要なデータをすぐに探し出せる状態にしておくことです。同じく国税庁の一問一答によれば、取引年月日・取引金額・取引先で検索できる状態にすることが基本要件とされています。もっとも、基準期間の売上高が一定額以下の事業者や、税務調査時にデータの提示・提出に応じられる事業者については、この検索要件自体が緩和される取り扱いもあるため、自分の事業規模でどこまで対応が必要かを確認しておくと安心です。
電子帳簿保存法に対応しない場合のリスクと罰則
電子取引データ保存への未対応は、単なる望ましくない状態では済まず、具体的な税務上の不利益につながる可能性があります。ここでは個人事業主にとって影響の大きい2つのリスクを整理します。
青色申告特別控除への影響
国税庁「No.2072 青色申告特別控除」
によれば、青色申告特別控除には65万円・55万円・10万円の3区分があり、最大65万円の控除を受けるには、優良な電子帳簿での保存またはe-Taxによる申告のいずれかを満たす必要があります。電子取引データの保存要件を満たしていないこと自体が直ちにこの控除額へ影響するわけではありませんが、税務調査で保存不備が指摘され青色申告の承認が見直された場合、結果として控除の適用自体が受けられなくなるリスクがあります。
推計課税・重加算税などのペナルティ
国税庁の一問一答には、やむを得ない事情がなく電子取引データが保存要件どおりに保存されていない場合、青色申告の承認取消しの対象となり得ると明記されています。ただし、これは違反の程度や改善可能性を総合的に判断したうえでの措置であり、要件の不備がただちに機械的な取消しへ直結するわけではありません。また、電子取引データやスキャナ保存データに関して隠蔽や仮装といった悪質な事実が確認された場合には、通常の重加算税に10%が上乗せされる加重措置も設けられています。法人の場合は、国税関係帳簿書類の保存義務違反等について会社法第976条により100万円以下の過料が科される可能性がある点もあわせて押さえておきましょう。こうしたリスクを避けるためにも、次の章で紹介する準備を早めに進めておくと安心です。
電子帳簿保存法に対応するための具体的な準備ステップ
制度の内容が分かっても、実際に何から手を付ければよいか迷う方は多いはずです。ここでは、個人事業主が今日から始められる準備を、データの整理方法とツール選びの2つの観点から紹介します。
データの保管場所・ファイル命名ルールの整備
専用システムを導入しなくても、フォルダ構成とファイル名のルールを整えるだけで検索要件に対応できます。電子帳簿保存法関係の案内で示されている考え方を踏まえると、日付・取引先・金額のようにファイル名へ検索要件の3項目を含めておき、取引先別・年月別のフォルダに整理しておく方法が、個人事業主でも取り組みやすい対応です。あわせて、訂正や削除を行わないという事務処理規程を一枚のメモとして整備し保管しておくと、真実性の確保についても説明がしやすくなります。
会計ソフト・クラウドサービス選びの比較検討ポイント
フォルダ管理だけでも最低限の対応は可能ですが、取引量が増えてきたら会計ソフトやクラウド保存サービスの導入を検討する価値があります。選ぶ際は、検索要件(取引年月日・金額・取引先)を自動で満たせるか、訂正削除の履歴が残る仕組みかという2点を軸に比較すると失敗しにくいでしょう。こうしたツールは、日々の記帳をまとめて自動化したいと考えている個人事業主や、紙の書類がすでに増えてきて保管スペースに困っている方に向いています。なお、システム導入にはコストがかかりますが、デジタル化・AI導入補助金(旧IT導入補助金)の公式サイト
では、要件を満たすITツールの導入費用の一部が補助される制度が案内されているため、あわせて確認しておくとよいでしょう。
電子帳簿保存法に関するよくある質問(FAQ)
副業・個人事業主でも対象になりますか?
はい、対象になります。国税庁の案内のとおり、電子帳簿保存法は法人だけでなく、事業所得を得ているすべての個人事業主・フリーランス、業務委託で副業収入を得ている方も対象となります。
電子帳簿保存法とインボイス制度はどう違いますか?
国税庁の案内によれば、電子帳簿保存法は帳簿・書類の保存方法を定めた制度であるのに対し、インボイス制度は消費税の仕入税額控除に関わる請求書の記載事項・発行方式を定めた制度です。目的も根拠法も異なる別々の制度ですが、どちらも電子インボイスのやり取りに関係するため、あわせて対応を検討すると効率的です。
紙の請求書は今後保存できなくなりますか?
いいえ、紙で受け取った請求書をそのまま紙で保存すること自体は今後も可能です。義務化の対象はあくまで電子的に受け取った取引データであり、国税庁の一問一答でも、紙で受領した書類を紙のまま保存する分には電子取引データ保存の対象外とされています。
対応にはどれくらい費用がかかりますか?
フォルダ管理とファイル命名ルールの整備だけであれば、追加費用はほとんどかかりません。クラウド会計ソフトを導入する場合は無料プランから始められるサービスもあれば、機能が充実した有料プランまで幅があり、事業規模や必要な機能によって適したものは異なります。デジタル化・AI導入補助金(旧IT導入補助金)を活用できる場合は、導入費用の一部が補助される可能性もあります。
猶予措置(宥恕規定)は今も使えますか?
令和4年(2022年)1月から令和5年(2023年)12月までの宥恕措置はすでに終了しています。国税庁の一問一答によれば、現在は相当の理由がある場合に限り検索要件等を緩和する恒久的な猶予措置に切り替わっているため、自社の状況が該当するか個別に確認する必要があります。
まとめ
電子帳簿保存法は、個人事業主やフリーランスにとっても他人事ではない制度です。特に電子取引データ保存はすでに義務化されており、対応の有無が青色申告特別控除や税務調査時のリスクにも関わってきます。まずはファイル名とフォルダ構成を整えるところから、できる範囲で準備を始めてみてください。この記事が役に立ったと感じたら、ぜひ保存・共有して、あとで見返せるようにしておくことをおすすめします。
